Procédures de soutenance

Principe général:

Le directeur de thèse évalue à quel moment le manuscrit de thèse est présentable à deux rapporteurs et c'est ce critère qui est décisif.
  1. En évaluant approximativement le temps nécessaire aux rapporteurs pour lire le document et rendre leur rapport on obtient une première date probable de soutenance en ajoutant 4 semaines, date à indiquer sur le formulaire de désignation des rapporteurs. Les rapporteurs proposés par le directeur de thèse doivent en effet en premier lieu être approuvés par le conseil restreint de l'ED STIC.
  2. C'est le moment de fournir au secrétariat les diverses attestations:
    • attestations de formations professionnalisantes suivies en dehors de UCA ou PSL (à valider par le responsable de chaque formation). Les formations professionnalisantes suivies à UCA ou PSL ne nécessitent pas d'attestation (le pôle formation les fournit à l'ED STIC)
    • attestations de formations scientifiques (à valider par le responsable de chaque formation). Les participations au Colloquium Morgenstern font l'objet d'une liste qui est transmise directement aux EDs.
    • et le récapitulatif des formations suivies pendant la durée de la thèse.
    et de déposer le manuscrit de thèse auprès de la bibliothèque (dépôt électronique pour UCA). Le dépôt de thèse est obligatoire avant la soutenance et la bibliothèque universitaire reçoit les coordonnées du doctorant indiquées dans le formulaire de désignation des rapporteurs pour pouvoir le contacter.
  3. Un peu plus tard, il faut proposer la liste des membres du jury (qui doit également être approuvés par le conseil restreint de l'ED STIC) et déterminer avec eux une date de soutenance effective, qui doit être indiquée sur le formulaire de désignation des membres du jury.
  4. A réception des rapports, s'ils sont positifs, le processus d'autorisation de soutenance par l'établissement est lancé.
  5. Les documents de soutenance sont ensuite édités et à récupérer avant la soutenance.
  6. Ils doivent être rendus remplis rapidement après la soutenance.
  7. Enfin les éventuelles modifications du manuscrit demandées par le jury doivent être faites.
Ces étapes donnent lieu au rétro-planning plus précis ci-dessous. Les adresses web des formulaires y sont indiquées pour UCA. Pour PSL utilisez votre compte ADUM.
 

Au moins 9 semaines avant la date probable de soutenance: désignation des rapporteurs

Le directeur de thèse doit saisir le formulaire en ligne de désignation des rapporteurs. Il sera envoyé au conseil restreint de l'ED avec copie au directeur de thèse et au doctorant lorsque le directeur de thèse valide "ENVOYER" en bas du formulaire.

En cas d'acceptation, les 2 rapporteurs sont désignés, sur proposition du conseil restreint de l'ED STIC, par le chef d'établissement. Ils doivent être habilités à diriger des recherches ou plus précisément:

  • Professeurs et assimilés au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national des universités ou par des enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère de l'éducation nationale
  • ou personnels des établissements d'enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et des fondations de recherche, habilités à diriger des recherches
  • ou, exceptionnellement, autres personnalités, titulaires d'un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis du conseil scientifique de l'établissement: pour ce dernier alinéa, et afin que la commission de l'ED STIC puisse se prononcer sur le profil du rapporteur, envoyer par mail à l'ED STIC, un CV complet avec les publications.

Prévoir un délai d'une semaine pour la réponse du conseil restreint de l'ED. En cas de refus de la proposition, une correspondance email est établie entre les membres du conseil et le directeur de thèse, généralement via le secrétariat.
Après approbation, un courrier électronique est adressé aux rapporteurs pour leur demander d'envoyer leur rapport au plus tard 18 jours avant la soutenance, délai obligatoire sous peine d'annulation de la soutenance.

Cas particulier:

Rédaction de la thèse en anglais : demande écrite sur papier libre à envoyer au secrétariat de l'ED STIC signée par le directeur de thèse et le doctorant, en indiquant que l'introduction, la conclusion et un résumé d'au moins 4 pages, seront rédigés en français. L'ED STIC transmet la demande à l'établissement avec un avis favorable. Un argument toujours accepté par l'établissement est la présence d'un membre non francophone dans le jury.
NB : soutenir la thèse en anglais devant le jury n'exige pas de demande préalable.
 

Au moins 8 semaines avant la date probable de soutenance: envoi du manuscrit aux rapporteurs

Le doctorant envoie le manuscrit de sa thèse aux rapporteurs désignés. Ils ont alors 5 semaines pour établir leur rapport et le faire parvenir daté et signé au secrétariat de l’ED, au plus tard 18 jours avant la date de la soutenance, sous peine d'annulation de celle-ci.
  • par courrier postal,
  • et par email en fichier attaché à edstic@unice.fr (original signé et scanné).
Voir modèles de page de titre.
 

Au moins 4 semaines avant la date de soutenance: désignation des membres du jury

Le Directeur de thèse remplit le formulaire de désignation du jury de thèse avec la date de soutenance définitive. Il sera envoyé au conseil restreint de l'ED avec copie au directeur de thèse et au doctorant lorsque le directeur de thèse valide "ENVOYER" en bas du formulaire.

Les critères sont les suivants:

  • le jury doit comporter entre 4 et 8 membres (hors membres invités) et même si le directeur de thèse n'est pas obligatoirement membre, c'est en tout cas la pratique générale et il compte parmi les membres locaux
  • il doit se composer par moitié au moins de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l'école doctorale et à l'établissement d'inscription du candidat
  • et par moitié au moins de rangs A (directeur de recherche, professeur, professeur d'établissement étranger,...)

Attention, les informations données sur ce formulaire sont automatiquement celles de l'arrêté signé par le Président qui autorise la soutenance. Aucune modification n'est donc possible après l'envoi de ce formulaire. Toutes les rubriques doivent donc être complètes et précises. De même, le titre de la thèse ne pourra pas être différent sur le manuscrit.

Cas particuliers:

  • Informations générales sur la participation d'une partie du jury en visio-conférence. et comment faire en pratique avec procurations.
  • Sujet de thèse nécessitant une soutenance à huis clos: demande d'autorisation de soutenance à huis clos et engagement de confidentialité.
  • Soutenance hors des locaux de l'Université: le directeur de thèse fait une demande de dérogation écrite, avec justificatif, auprès de la direction de l'ED.
  • Label Doctorat Européen: le "doctorat européen" n'est pas défini par un texte réglementaire mais résulte d'une initiative prise en 1992 par le Comité de liaison des Conférences de Recteurs et Présidents des Universités des pays membres de la Communauté Européenne, fusionnée en 2001 au sein de l'Association Européenne des Universités (EUA). C'est un "label" décerné par l'Université en sus du Doctorat lorsque les 4 conditions suivantes sont remplies :
    • L'autorisation de soutenance est accordée au vu de rapports rédigés par au moins deux professeurs appartenant à deux établissements d'Enseignement Supérieur de deux Etats membres de la Communauté Européenne autres que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
    • Un membre au moins du jury doit appartenir à un établissement d'Enseignement Supérieur d'un Etat membre de la Communauté autre que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
    • Une partie de la soutenance doit être effectuée dans une langue de la Communauté autre que la (ou les) langue(s) nationale(s) du pays où est soutenu le doctorat.
    • Ce doctorat doit avoir été préparé, en partie, lors d'un séjour d'au moins un trimestre dans un autre pays membre de la Communauté (justificatif obligatoire).
    Document de d'obtention du Label européen à préremplir.
 

3 semaines avant la soutenance

Dans le cas où les rapports sont favorables, le Directeur de l'ED édite l'arrêté de soutenance et le fait parvenir à la Présidence de l'Université accompagné d'une copie des rapports des rapporteurs et d'une copie du formulaire rapporteurs/jury.
 

1 ou 2 (quelques) jours avant la soutenance:

Le doctorant vient chercher au secrétariat de l'ED STIC l'enveloppe de soutenance scellée qui contient:

  • l'arrêté de soutenance signé par la Présidence de l'Université
  • les rapports des rapporteurs (un exemplaire de chacun des rapporteurs),
  • le procès-verbal de soutenance,
  • le formulaire avis du jury pour la reproduction de la thèse,
  • le rapport de soutenance à remplir par le président du jury.
 

Soutenance et délibération:

Le président du jury est élu par les membres du jury avant la soutenance. Il doit être de rang A ou HDR.

Après la soutenance,

  • les membres du jury signent le procès-verbal de soutenance,
  • ils rédigent et signent le rapport de soutenance,
  • le président du jury complète et signe l'avis du jury pour la reproduction de la thèse.

A l'issue de la délibération (où, par défaut, ne sont pas conviés les membres invités), le président du jury fait parvenir au secrétariat de l'ED :

  • le procès-verbal de soutenance,
  • le rapport de soutenance,
  • l'avis du jury pour la reproduction de la thèse : indiquer le nom du Président du jury de thèse (aucun montage ou collage n'est accepté pour ce document).
 

Et après...

  • Si le jury demande que le manuscrit soit modifié, le doctorant a un délai de 3 mois pour effectuer ces modifications et l'envoyer à la bibliothèque de l'Université.
  • Le doctorant pourra obtenir une attestation de diplôme, sur demande auprès de la scolarité de l'Université (pas auprès de l'ED), au moins une semaine après que le secrétariat de l'ED STIC ait récupéré les documents originaux de la soutenance.
  • La demande du diplôme final se fait également auprès de la scolarité de l'Université (pas auprès de l'ED), au moins un an après la soutenance.
Voir cette page pour les coordonnées des services de scolarité.